Guide des applications de gestion des notes de frais (2018)

La gestion des notes de frais peut vite se transformer en casse-tête lorsque les équipes d’une entreprise prennent de l’ampleur. Fini les tickets de caisse, factures et feuilles Excel ! Voici un guide des applications de gestion des notes de frais adaptées aux besoins des travailleurs modernes. La gestion des notes de frais deviendra un jeu d’enfant !

Quand est-il une bonne idée d’avoir recours à de telles applications ?

Il est temps de penser à des outils dédiés pour mieux gérer ses notes de frais quand :

  • Le nombre de collaborateurs s’est accru.
  • Il importe de libérer du temps dévolu aux tâches de gestion administrative.
  • Les membres de l’équipe s’avèrent plus mobiles qu’auparavant, et gèrent des prospects ou des clients dans des zones de plus en plus éloignées.
  • Les rôles administratif sont redistribués vers d’autres tâches plus prioritaires.

Pourquoi opter pour une gestion numérique ?

Au sein des PME, et cela est le cas aussi pour les TPE, les voyages d’affaires et déplacements professionnels constituent désormais la norme. Les employés et collaborateurs se doivent d’être mobiles, s’ils veulent parvenir à conquérir de nouveaux marchés, rencontrer des fournisseurs et des prestataires, fidéliser leur clientèle éloignée, s’entourer des meilleurs spécialistes et consultants. Toutes ces démarches peuvent être menées à bien, même si les interlocuteurs sont considérablement éloignés géographiquement les uns des autres.

De nos jours, les déplacements sont devenus un gage de dynamisme et de succès des entreprises. Cela implique que les notes de frais grimpent en flèche, qu’il s’agisse de notes de restaurant, d’hôtel, déplacement en avion, voiture, ou train, ou encore des notes de nettoyage.

Afin de garder un sain contrôle sur ces déplacements et que ceux-ci demeurent rentables, les gestionnaires d’entreprise se dotent de stratégies et d’outils leur permettant de limiter ces frais au maximum.

Une chose est certaine, le choix d’une application ou d’un logiciel – du plus basique au plus complet – nécessite au préalable d’effectuer une réflexion sur les besoins de l’entreprise, afin de se doter de l’outil le plus approprié.

Une vision globale en tout temps

Une gestion numérique des notes de frais permet de constituer une vision globale, très précise et synthétique des budgets alloués aux équipes sur le terrain. Dépendamment de l’outil préconisé, il devient possible de se doter de reportings personnalisés et automatiques. C’est ainsi que les gestionnaires d’entreprise obtiennent un bien meilleur contrôle en temps réel.

Ces applications numériques permettent d’obtenir une panoplie de fonctionnalités, comme prendre des reçus en photo, préremplir une note de frais, et suivre des dépenses déjà engagées.

Limiter les enjeux et risques de dérapage

En plus de générer beaucoup plus de transparence pour l’entreprise, la gestion numérique des notes de frais permet de limiter les risques d’erreurs et facilite la collaboration avec l’expert-comptable.

Voici une liste des principaux avantages :

  • RÉDUCTION DES RISQUES : Les erreurs humaines s’en trouvent considérablement réduites.
  • GAIN DE TEMPS : Vous pouvez considérer que, dans l’ensemble, le temps désormais alloué à la gestion des notes de frais devrait se trouver divisé par 2.
  • LIMITATION DES ÉCHANGES PAPIER : Dites adieu aux excès de paperasse avec beaucoup moins d’échanges papier (tels que l’impression et le stockage de l’information).
  • TRANSMISSION PLUS AISÉE : Les échanges et transmissions de notes de frais entre les différents services, de même qu’avec l’expert-comptable, s’effectueront d’une manière beaucoup plus fluide et rapide.
  • CONTRÔLE AMÉLIORÉ DES DÉPENSES : Une plus saine gestion permet de limiter les dépenses, et même de repérer facilement les abus et les dépenses inutiles.
  • DONNÉES ACCESSIBLES EN TOUT TEMPS ET N’IMPORTE OÙ : Les salariés en déplacement et situation de mobilité peuvent accéder et alimenter les données concernant leurs notes de frais, peu importe l’heure et le lieu où ils se trouvent.

Des solutions en mode SaaS

Si vos équipes sont toujours sur la route et ne rentrent pas forcément faire un saut au bureau sur une base quotidienne, des applications en mode Saas (signifiant en anglais Software as a Service) vous seront utiles.

En autant que vous respectiez les bonnes pratiques en termes de sécurité et veilliez à bien protéger vos données, ces solutions feront en sorte que vos collaborateurs puissent accéder à une plateforme numérique et enregistrer par eux-mêmes leurs notes de frais. Ces équipes pourront le faire depuis leur domicile, un cyber-café, une chambre d’hôtel, une borne Internet publique, chez un client, etc.

Voici quelques exemples d’applications : Ticket Talk (gratuit), Oneexpense (version de base gratuite), N2F (business freelance à compter de 3 euros), Jenji (solo gratuit et équipe 5 euros par collaborateur), Expensify (individuel gratuit, 5 euros par collaborateur), Xpenditure (4,47 euros individuel, et 5,83 euros par collaborateur), Spendex (19 euros par mois), Cleemy (forfait 50 euros jusqu’à 9 collaborateurs). Il y a aussi Concur, Mon Intranet, Izyfrais, Manacost, Biotatruc, etc.

Des solutions internes sur serveur de la société

D’autres solutions, accessibles uniquement depuis l’Intranet à partir du serveur de l’entreprise, permettent la gestion des notes de frais, à condition que les équipes transitent par le bureau ( cliquez sur lien suivant : Télécharger une application de gestion des notes de frais ).

Ces éléments peuvent s’ingérer à l’outil comptable, donnant ainsi lieu à moins transfert d’information et de saisie des données.

Ce type de solution convient davantage aux équipes nombreuses, ou encore celles devant régulièrement effectuer d’autres achats en dehors des déplacements, comme par exemple procéder à des achats sur Internet, commander des publications sur des sites payants, etc.

En ce qui concerne les achats en ligne, il existe des logiciels payants, entre autres Allopass, qui génèrent de façon automatique l’ensemble des factures correspondant aux achats en ligne. Toutefois, cet investissement implique généralement que le débit de consultations sur Internet et d’achats en ligne soit considérable.

Renseignez-vous à propos de ces solutions, car certains logiciels installés sur serveurs s’avèrent également accessibles à partir d’un périphérique mobile de l’entreprise ou en mode mobilité.

Voici quelques exemples de ces solutions : Sage, Note de frais, Notilus, etc.

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